Cómo utilizar la función COUNTIF en una hoja de cálculo

¿Qué es la función COUNTIF?

La función COUNTIF de una hoja de cálculo cuenta el número de celdas de un rango que cumplen un criterio o condición específicos. Puede utilizar COUNTIF para contar celdas que contengan números, fechas, texto, caracteres o espacios en blanco.

Sintaxis de la función COUNTIF: =COUNTIF(rango, criterios)

• Rango (range): El grupo de celdas a contar.

• Criterios (criteria): La condición que determina qué celdas se contarán. Puede ser un número, carácter, cadena de texto, referencia de celda o expresión.

Nota: COUNTIF utiliza un único criterio. Si necesita utilizar varios criterios, puede utilizar la función COUNTIFS.

Ejemplos de uso de COUNTIF en una hoja de cálculo

Ejemplo 1: COUNTIF mayor, igual o menor que

Supongamos que tienes una lista de cifras de ventas en las celdas C2 a C12, y quieres contar cuántas veces las ventas superan los 10.000.

Introduce la fórmula =COUNTIF(B2:B12,">10.000") y obtendrás un resultado de 7.

Consejo profesional: Comparación con una referencia de celda

Al comparar con una referencia de celda, encierre el operador entre comillas y añada un ampersand (&) antes de la referencia de celda. Por ejemplo, para contar cuántas ventas superan un valor objetivo almacenado en la celda B15, utiliza esta fórmula: =COUNTIF(B2:B12,">"&B15). Obtendrás un resultado de 4.

Ejemplo 2: COUNTIF para una cadena de texto de coincidencia exacta

Siguiendo la pregunta anterior, queremos contar el número de operaciones cerradas por Guillermo. Tenemos una lista de nombres en las celdas A2 a A12, y queremos contar cuántas veces aparece el nombre "Guillermo" en esta lista.

Utiliza la fórmula =COUNTIF(A2:A12, "william"). Cuenta el número de celdas del rango A2:A12 que coinciden exactamente con la cadena de texto "william". Obtendrás un resultado de 3.

Nota: La función COUNTIF no distingue entre mayúsculas y minúsculas, lo que significa que "william" y "WILLIAM" se consideran iguales.

Ejemplo 3: COUNTIF para cadenas de texto con caracteres comodín

Los caracteres comodín permiten una coincidencia flexible dentro de los valores de texto. Puede utilizar un carácter comodín en sus criterios para contar las celdas que contienen una palabra, frase o letra específica.

Nota: Los caracteres comodín sólo funcionan con valores de texto y no se aplican a los números.

Asterisco (*)

El asterisco (*) coincide con cualquier secuencia de caracteres de texto. Resulta especialmente útil cuando se desea contar las celdas que contienen una determinada palabra o frase, independientemente de su posición dentro de la celda.

Ejemplo: Suponga que tiene un conjunto de datos de comentarios de clientes y quiere contar cuántos comentarios mencionan la palabra "insatisfecho" (dissatisfied). Puede utilizar la fórmula

=COUNTIF(A2:A7, "*dissatisfied*")

Esta fórmula cuenta todas las celdas del rango A2:A7 que contienen la palabra "dissatisfied" en cualquier lugar de la celda. Los asteriscos permiten cualquier secuencia de caracteres de texto antes o después de la palabra "insatisfecho". Obtendrás un resultado de 2.

Consejo Profesional: Contar Celdas que Empiezan o Terminan con Texto

Si quieres contar las celdas que empiezan o terminan con cierto texto sin importar cuántos otros caracteres contenga una celda, utiliza fórmulas como:
=COUNTIF(Rango, "Pro*") para contar las celdas que empiezan por "Pro",=COUNTIF(Rango, "*ing") para contar las celdas que terminan con "ing".

Signo de interrogación (?)

El signo de interrogación (?) coincide con cualquier carácter, incluidos los espacios. Es útil para contar celdas con un número exacto de caracteres.

Ejemplo: En un escenario de inventario minorista, imagine que está buscando códigos de producto de siete caracteres, con los dos últimos indicando "BL" para color azul. Utilice la fórmula =COUNTIF(A2:A11, "?????BL") para gestionar eficazmente el inventario en función de las variaciones de color. En este caso, obtendrás un resultado de 4.

Consejos profesionales: Para contar celdas que contengan un signo de interrogación "literal" (?) o un asterisco (*), utilice una tilde (~) antes del carácter comodín en la fórmula para escapar. Por ejemplo, =COUNTIF(rango, "*~?*") contará todas las celdas que contengan el signo de interrogación en el rango.

Ejemplo 4: COUNTIF para celdas en blanco y no en blanco

Puede utilizar la función COUNTIF en una hoja de cálculo para contar el número de celdas vacías o no vacías en un rango especificado.

COUNTIF para celdas no vacías

Utilice la sintaxis: =COUNTIF(rango,"<>")

El operador "<>" significa "no igual a" en una hoja de cálculo, por lo que esta fórmula significa contar las celdas que no son iguales a nada. Cuenta todas las celdas no vacías que contengan algún valor independientemente de su contenido - ya sean números, texto o fechas - en el rango especificado.

Consejo profesional: Para contar exclusivamente las celdas no vacías que contienen valores de texto, incluidas las cadenas vacías, utilice =COUNTIF(rango, "*"). Esto garantiza que las celdas con valores como números o fechas se excluyan del recuento.

COUNTIF para celdas en blanco

Por el contrario, para contar todas las celdas vacías dentro de un rango, puede utilizar la sintaxis: =COUNTIF(rango,"")

Nota: La función COUNTBLANK también puede servir para este propósito. Basta con emplear =COUNTBLANK(rango) para obtener el mismo resultado que =COUNTIF(rango,"").

Sin embargo, las funciones COUNTIF y COUNTBLANK incluyen las cadenas vacías ("") devueltas por las fórmulas como no vacías. Esto puede dar lugar a problemas al contar los resultados de las fórmulas. Para excluir las cadenas vacías del recuento, utilice =COUNTIF(rango, "<>") - COUNTIF(rango, ""). También puede utilizar otras funciones, como COUNTA o SUMPRODUCT, en función de sus necesidades.

Ejemplo 5: COUNTIF para fechas

También puede utilizar COUNTIF para analizar datos de fechas, lo que le permitirá realizar un seguimiento y una gestión eficaces de la información relacionada con las fechas.

He aquí algunas fórmulas útiles:

• Contar fechas iguales a una fecha especificada: =COUNTIF(rango, "3/1/2024")

• Contar fechas mayores o iguales a una fecha especificada: =COUNTIF(rango,">=3/1/2024")

• Contar fechas iguales a la fecha actual: =COUNTIF(rango,TODAY())

• Contar las fechas anteriores a la fecha actual: =COUNTIF(rango,"<"&TODAY())

• Contar las fechas que vencen en una semana: =COUNTIF(rango,"="&TODAY()+7)

• Contar fechas en un intervalo específico: =COUNTIF(rango,">=3/1/2024")-COUNTIF(rango,">6/30/2024")

COUNTIF con criterios múltiples

COUNTIF está diseñado para la evaluación de un solo criterio. Debe utilizar la función COUNTIFS para contar las celdas que coinciden con dos o más criterios. Sin embargo, aún puede lograr el recuento de múltiples criterios de forma sencilla combinando varias funciones COUNTIF en una fórmula.

Por ejemplo, para contar valores entre dos números de un rango, como los mayores de 10 pero menores de 50, puede utilizar la fórmula =COUNTIF(rango,">10")-COUNTIF(rango,">=50"). Además, para contar celdas con varios criterios OR, como contar las apariciones de "Londres" y "Manchester" en una lista de destinos turísticos, puede utilizar =COUNTIF(rango, "Londres")+COUNTIF(rango, "Manchester").

Buenas prácticas de COUNTIF

1. Utilice intervalos con nombre: En lugar de seleccionar manualmente los rangos cada vez, considere el uso de rangos con nombre. Esto hace que las fórmulas sean más legibles y reduce los errores. Los rangos con nombre pueden ser de la hoja de trabajo actual, de otra hoja de trabajo del mismo libro o de un libro diferente. Asegúrese de que el libro de referencia está abierto.

Consejo profesional: Cómo crear un ámbito con nombre

• Método 1 (el más rápido):

(1) Seleccione la(s) celda(s).
(2) Escriba un nombre en el cuadro Nombre.
(3) Pulsa "Intro".

• Método 2:

(1) Seleccione la(s) celda(s).
(2) Vaya a la pestaña "Formula", seleccione "Name" y, a continuación, "Define Name".
(3) En el cuadro de diálogo Nuevo nombre, configure el nombre del rango, el ámbito y la referencia y añada comentarios para obtener explicaciones detalladas.
(4) Haga clic en "OK".

2. Asegúrese de que las referencias son absolutas: Al copiar la fórmula COUNTIF a otras celdas, asegúrese de que la referencia del rango es absoluta (por ejemplo, $A$1:$A$10) para evitar que cambie y provoque recuentos incorrectos.

3. Formatee correctamente los criterios: Encierre el argumento de criterios entre comillas y emplee los comodines apropiados para evitar errores COUNTIF.

4. Pruebe con datos de muestra: Antes de aplicar COUNTIF a un gran conjunto de datos, pruébelo con datos de muestra para validar su funcionalidad y asegurarse de que produce los resultados deseados. Esta práctica ayuda a detectar tempranamente cualquier problema potencial.

5. Documente sus fórmulas: Documentar sus fórmulas, particularmente cuando se trata de criterios complejos o conjuntos de datos extensos, ayuda a entender la lógica detrás de la función COUNTIF. También facilita la resolución de problemas en caso de que surjan, haciendo más fácil para usted y otros el mantenimiento y depuración de la hoja de cálculo.